ישנן כל מיני סיבות להפקה של אירוע עסקי. יש מי שמעוניינים להפיק אירוע לעובדים בחברה או בארגון, בין אם לכבוד חג מסוים או עבור השתלמות ייחודית. יש מי שמחפשים את המקום בו אפשר יהיה להפיק כנס עבור מי שעוסקים באותו התחום. בעידן הנוכחי, שעה שחלק משמעותי במשק הישראלי עובר למודל העסקה עצמאי, הרי שאנחנו רואים עוד ועוד כנסים מהסוג הזה. יש מי שמעוניינים להפיק 'וובינרים' עבור קהל לקוחות פוטנציאלי. ברגע זה, לא משנה מה המטרה שלכם, העיקר הוא למצוא את המקום בו תוכלו להפיק אירוע מכובד, כזה שינוהל בצורה הטובה ביותר. במאמר הבא נדבר על הדברים הקטנים שיהפכו את האירוע למוצלח במיוחד.
איך בוחרים את המקום המדויק? עונים על מספר שאלות
אם זו הפעם הראשונה בה אתם מפיקים אירוע עסקי, אנחנו רוצים לתת לכם כמה שאלות מכוונות שיעזרו לכם למקד את החיפוש שלכם:
- היכן הייתם ממקמים את האירוע כך שיתאים לכל המשתתפים: בסופו של דבר, גם אם יש לכם רעיון נפלא לכנס מושלם, כל עוד למשתתפים הרבים לא יהיה נוח להגיע למקום, הרי שלא עשיתם בכך שום דבר. אולם כנסים במרכז יאפשר לכם להזמין משתתפים רבים שיצליחו להגיע בזמן, בלי לעמוד שעות ארוכות בפקקים, מקום בו האורחים יוכלו להגיע אליו, לעבור את ההשתלמות בהנאה, בלי להילחץ מכך שיש לאסוף את הילדים מהמסגרות או להגיע הביתה בזמן.
- בחרו מקום אשר ערוך מראש לאירוע מהסוג הזה: האמינו לנו, הדבר האחרון לו אתם זקוקים, זה אירוע שהופך לכזה שמלא באינספור תקלות מיותרות. אתם ממש לא רוצים למצוא את עצמכם עם מצגת שלא מצליחה לעלות או עם מערכת הגברה שלא שומעים בה שום דבר. לא רק זה, אלא, תמיד עדיף לבחור אולם כנסים במרכז שמראש, מתאים לקיום כנסים. כך, תהיו בטוחים כי לא רק המבנה עצמו מתאים לקיום אירוע עסקי, אלא, גם כי הצוות במקום יודע איך לסייע לכם כך שההתנהלות תהיה מושלמת, מההתחלה ועד הסוף.
- בחרו מקום המתאים בגודל לאירוע מסוגים שונים: פעמים רבות, כנס עסקי, מתחיל בהרצאה בפורום מלא, של כל הנוכחים. לאחר מכן, יכולה להתקיים עבודה בקבוצות, ארוחת צהריים ובהמשך, הרצאה משותפת לכל הנוכחים באירוע. אולם כנסים במרכז צריך להיות מקום הרגיל בהגשה של כיבוד, מקום בו תוכלו ליהנות מאולם הרצאות גדול, נוח ורחב ידיים מצד אחד, אבל גם כזה שיתאים לעבודה בקבוצות קטנות יותר בהמשך.
לעבוד עם מי שמכירים את התחום, יכול לעזור
דיברנו על כך בקצרה וכעת נרחיב. בסופו של דבר, כאשר אתם מתכננים אירוע עסקי, אתם ממש לא יכולים לקחת אחריות על כל מה שקורה במהלך האירוע. אתם לא יכולים להקפיד על כך שהשירותים יהיו נקיים ועל כך שהאולם יהיה מעוצב בדיוק כפי שתכננתם מראש. אתם צריכים להפקיד את האמון שלכם בידיים של מי שהעבודה שלהם היא לנהל ולהפיק כנסים מהסוג הזה. לכן, תמיד טוב לבחור במקום בו נערכו אירועים כאלו בעבר, כדי ליהנות מהניסיון של אנשי הצוות במהלך האירוע החשוב הזה.
האורחים שלכם בוחנים אתכם כל הזמן
בסוף, אירוע לא מוקפד, יעלה באורחים שלכם את התחושה כי לא מדובר על 'כנס רציני'. בין אם אתם רוצים להעשיר את העובדים שלכם בידע מקצועי ובין אם אתם מקיימים אירוע כדי להשפיע על לקוחות פוטנציאליים, בסופו של דבר, הכי חשוב, זה להקפיד על הפרטים הקטנים. כדי שהאורחים באירוע יקבלו את הרושם כי אתם אנשי מקצוע מעולים, כאלו הלוקחים את עצמכם ואת האורחים בכנס במלוא הרצינות. בחירה נכונה של אולם מתאים, היא בחירה שיכולה לשרת את המטרה הזו.
