Please ensure Javascript is enabled for purposes of website accessibility

טיפים מנצחים עבור מפיקי אירועים להכנת מצגת אפקטיבית

טיפים מנצחים עבור מפיקי אירועים להכנת מצגת אפקטיבית
קרדיט לצילום: כפיר זיו

מפיקי אירועים מתבקשים לעיתים קרובות מאוד לעשות פרזנטציה מול דירקטוריון, הנהלה בכירה ולקוחות פרטיים. ההצגה יכולה להיות בתהליך המשא ומתן לפני הזכייה בפרויקט או תוך כדי הפרויקט בעדכונים שוטפים על התקדמותו .

טיפים מנצחים עבור מפיקי אירועים להכנת מצגת אפקטיבית
קרדיט לצילום: כפיר זיו

מצגת  אפקטיבית דורשת יכולת לצפות מראש את הקשיים ולהתאימה לסביבה הרלוונטית. ואם ננסה לדייק את זה יותר:

  • המצגת חייבת להתחשב ביעדי התקשורת, בנושא ובקהל היעד.
  • המצגת חייבת לזהות את הגורמים המשפיעים על הסביבה בה מתקיימת התקשורת ומה לעשות בכדי להתגבר על ההפרעות.
  • המצגת חייבת לזהות את החשיבות של בחירת האמצעי הראוי לתקשורת הנכונה.

היתרון במצגת הינה בכך שהיא מאפשרת איסוף  של  כל המשתתפים הרלוונטיים לתהליך קבלת ההחלטות. שימוש נכון במצגת יאפשר לנו:

  • הבטחת חשיבה אחידה.
  • עזרה בהגעה להסכמה קבוצתית.
  • זיהוי או פתרון בעיה.
  • השגת אישור על רעיון או תכנית עבודה.
  • פתרון קונפליקטים.
  • הטלת אחריות.

אז איך עושים את זה נכון? ניתן לחלק את התהליך של בניית מצגת אפקטיבית לשבעה צעדים עיקריים:

הגדרת היעד

  • באיזה נושא הייתם רוצים שהמצגת תתמקד?
  • מה הייתם שואפים שהקהל ידע, יאמין בו או יעשה כתוצאה מהמצגת?

ניתוח קהל היעד

  • בדקו מהו הרקע של הקהל ומה רמת ההבנה שלו לגבי הנושא.
  • בדקו מהי נטיית הקהל. הדבר מתייחס לגישת הקהל כלפי המציג והנושא.
  • נסו להשים את עצמכם בעמדת הקהל בכדי להבין אותו טוב יותר.

תכננו את טקטיקות ההצגה

  • החליטו אם יש צורך במצגת אחת או בכמה מצגות.
  • קבעו את אורך המצגת ולוח הזמנים.
  • קבעו מי צריך להשתתף .
  • תכננו מראש כיצד להתגבר על מכשולים שניתנים לזיהוי.

ארגנו את המצגת

  • מומלץ מאוד כי הפתיח של המצגת יהיה חזק וסוחף והוא צריך לכלול מידע בסיסי שלקהל הזכות לדעת, כולל: זיהוי המציג, הרקע המקצועי שלו; הנושא והיעד של המציג; היקף המצגת; הקריטריונים שעל פיהם יוחלט הנושא ומה מצופה מהקהל.
  • חשוב כי הנושא המרכזי של המצגת יכלול מידע בסיסי שהמציג רוצה להעביר לקהל.
  • סיום המצגת יהיה תלוי בדרך כלל במורכבות הנושא והיעד של המצגת.

הכנת תסריט

  • הימנעו מז'רגון לא נחוץ.
  • אם יש צורך במונחים לא מוכרים, הגדירו אותם במהלך הדרך.
  • אל תשתמשו בראשי תיבות. הם צורה מקוצרת של ז'רגון.
  • שקלו את כמות הפרטים. מעט פרטים יבלבלו; ריבוי מופרז של פרטים יהיו משעממים.
  • הגיעו מהר לתכלית.
  • אל תדגישו את ההבדלים ביניכם לבין הקהל.
  • שמרו על אחדות. תדגישו נקודה אחת לכל עזר חזותי.
  • שמרו על פשטות העזרים החזותיים.
  • השתדלו לצמצם פרטים ועזרים חזותיים במצגת ולספק אותם בעל פה.
  • שמרו על עיצוב עקבי של כל העזרים החזותיים הקשורים למצגת אחת.
  • שמרו על העזרים החזותיים קריאים על ידי שימוש בגופן בולט וגדול.
  • שלבו שמע ועזרים חזותיים. תנו לכל ערוץ לעשות חלק מהעבודה.

התחשבו בגורמים הפיזיים העלולים להשפיע על הקהל בחדר

ישנם לא מעט גורמים פיזיים בחדר העלולים להשפיע על הקהל ויש לקחת אותם בחשבון כגון: טמפרטורה, גודל, צורה, אקוסטיקה, מיזוג , תאורה, סידורי ישיבה, הגברה וכו'.

הצגת המצגת

  • זכרו שזה בסדר לא להיות מושלם ולכן חשוב מאוד להיות עצמכם.
  • משכו את הקהל על ידי יצירת קשר עין ומעורבות.
  • תהיו אנרגטיים ואמפתיים לקהל.
  • תהיו מודעים להסחות דעת. תנועות גוף יכולות להסיח את הדעת ויש למנוע אותן כגון משחק בחפצים או התאמת המיקרופון.
  • גם כאשר דברים אינם מסתדרים, אל תפסיקו לדבר והמשיכו עם העברת המסר.

שיהיה לכם בהצלחה!

**הכותבת לבנת קיזנר היא מנהלת המכללה העסקית של לשכת המסחר ת"א והמרכז. המכללה העסקית, עם מעל  40 שנות ניסיון, מציעה מגוון רחב של קורסי מקצוע והעשרה  בתחום: קורס עיצוב וניהול הפקת אירועים , ניהול כללי, לוגיסטיקה ומחסנים,  ניהול פרויקטים, יעוץ עסקי, סחר בינ"ל, רכש ולוגיסטיקה, שיווק ומכירות, חשבונאות וכספים  .

בואו לקרוא מגוון כתבות מעניינות
אילו נכסים פופולאריים ביותר בתור נכסים להשקעה?
כאשר אתם מעוניינים להיכנס לעולם הנדל"ן, ומחפשים דירות להשקעה בחיפה,...
הוצאת דיבה - מספר מרכיבים מרכזיים לתביעה
תביעה על הוצאת דיבה כרוכה בהליכים משפטיים הנפתחים על ידי...
גיורא זינגר – הופעה שאתם לא רוצים להחמיץ
כבר מזמן לא הייתם בהופעה מיוחדת שבאמת גרמה לכם אושר?...
כלי חיוני שנועד לעזור לאנשים וארגונים
מערכת ניהול משימות היא כלי חיוני שנועד לעזור לאנשים וארגונים...
התמודדות עם התמכרות בעידן המודרני
כולנו חיים בעידן שבו אנחנו יכולים לקבל אינפורמציה על כל...
סבון טבעי ומסורתי הידוע בתכונותיו העדינות והמזינות
סבון שמן זית הוא סבון טבעי ומסורתי הידוע בתכונותיו העדינות...
שיקום המראה של רצפה ישנה
פוליש לרצפה ישנה מחיר יכול להשתנות משמעותית על בסיס מספר...
הדרך הנכונה לבצע הרמת פנים
הרמת פנים ללא ניתוח, המכונה גם הצערת פנים ללא ניתוח,...
הליך משפטי שמטרתו השגת זכויות תושבות לשותף
הסדרת מעמד לבן זוג זר בישראל הוא הליך משפטי שמטרתו...
עורך דין המתמחה בדיני משפחה
עורך דין משפחה הוא עורך דין המתמחה בדיני משפחה, ענף...
היבט מרכזי בהפקת אירועי חברה
הפקת אירועים עסקיים מקיפה תכנון, ארגון וביצוע אירועים המותאמים לצרכי...
מהן אותן חשבוניות ירוקות שכולם מדברים עליהן?
אתם עוסקים בניהול עסק קטן ופרטי כבר לא מעט שנים?...
חוזה משפטי שנכרת על ידי בני זוג לפני נישואיהם
הסכם קדם נישואין הוא חוזה משפטי שנכרת על ידי בני...
היא שיטה מודרנית לטיפול אורתודונטי
יישור שיניים אינויזליין היא שיטה מודרנית לטיפול אורתודונטי המשתמשת בסדרה...
הזדמנות ייחודית לגיוון רב
השקעות נדלן בחול מתייחס לנוהג של השקעה בשווקי נדל"ן מחוץ...
מגשי הפירות - האמנות שבעיצוב והקסם שבפירות
בעידן הקצב המהיר שבו אנו חיים, מציאת רגעי יוקרה והפסקת...