טיפים מנצחים עבור מפיקי אירועים להכנת מצגת אפקטיבית

טיפים מנצחים עבור מפיקי אירועים להכנת מצגת אפקטיבית
קרדיט לצילום: כפיר זיו

מפיקי אירועים מתבקשים לעיתים קרובות מאוד לעשות פרזנטציה מול דירקטוריון, הנהלה בכירה ולקוחות פרטיים. ההצגה יכולה להיות בתהליך המשא ומתן לפני הזכייה בפרויקט או תוך כדי הפרויקט בעדכונים שוטפים על התקדמותו .

טיפים מנצחים עבור מפיקי אירועים להכנת מצגת אפקטיבית
קרדיט לצילום: כפיר זיו

מצגת  אפקטיבית דורשת יכולת לצפות מראש את הקשיים ולהתאימה לסביבה הרלוונטית. ואם ננסה לדייק את זה יותר:

  • המצגת חייבת להתחשב ביעדי התקשורת, בנושא ובקהל היעד.
  • המצגת חייבת לזהות את הגורמים המשפיעים על הסביבה בה מתקיימת התקשורת ומה לעשות בכדי להתגבר על ההפרעות.
  • המצגת חייבת לזהות את החשיבות של בחירת האמצעי הראוי לתקשורת הנכונה.

היתרון במצגת הינה בכך שהיא מאפשרת איסוף  של  כל המשתתפים הרלוונטיים לתהליך קבלת ההחלטות. שימוש נכון במצגת יאפשר לנו:

  • הבטחת חשיבה אחידה.
  • עזרה בהגעה להסכמה קבוצתית.
  • זיהוי או פתרון בעיה.
  • השגת אישור על רעיון או תכנית עבודה.
  • פתרון קונפליקטים.
  • הטלת אחריות.

אז איך עושים את זה נכון? ניתן לחלק את התהליך של בניית מצגת אפקטיבית לשבעה צעדים עיקריים:

הגדרת היעד

  • באיזה נושא הייתם רוצים שהמצגת תתמקד?
  • מה הייתם שואפים שהקהל ידע, יאמין בו או יעשה כתוצאה מהמצגת?

ניתוח קהל היעד

  • בדקו מהו הרקע של הקהל ומה רמת ההבנה שלו לגבי הנושא.
  • בדקו מהי נטיית הקהל. הדבר מתייחס לגישת הקהל כלפי המציג והנושא.
  • נסו להשים את עצמכם בעמדת הקהל בכדי להבין אותו טוב יותר.

תכננו את טקטיקות ההצגה

  • החליטו אם יש צורך במצגת אחת או בכמה מצגות.
  • קבעו את אורך המצגת ולוח הזמנים.
  • קבעו מי צריך להשתתף .
  • תכננו מראש כיצד להתגבר על מכשולים שניתנים לזיהוי.

ארגנו את המצגת

  • מומלץ מאוד כי הפתיח של המצגת יהיה חזק וסוחף והוא צריך לכלול מידע בסיסי שלקהל הזכות לדעת, כולל: זיהוי המציג, הרקע המקצועי שלו; הנושא והיעד של המציג; היקף המצגת; הקריטריונים שעל פיהם יוחלט הנושא ומה מצופה מהקהל.
  • חשוב כי הנושא המרכזי של המצגת יכלול מידע בסיסי שהמציג רוצה להעביר לקהל.
  • סיום המצגת יהיה תלוי בדרך כלל במורכבות הנושא והיעד של המצגת.

הכנת תסריט

  • הימנעו מז'רגון לא נחוץ.
  • אם יש צורך במונחים לא מוכרים, הגדירו אותם במהלך הדרך.
  • אל תשתמשו בראשי תיבות. הם צורה מקוצרת של ז'רגון.
  • שקלו את כמות הפרטים. מעט פרטים יבלבלו; ריבוי מופרז של פרטים יהיו משעממים.
  • הגיעו מהר לתכלית.
  • אל תדגישו את ההבדלים ביניכם לבין הקהל.
  • שמרו על אחדות. תדגישו נקודה אחת לכל עזר חזותי.
  • שמרו על פשטות העזרים החזותיים.
  • השתדלו לצמצם פרטים ועזרים חזותיים במצגת ולספק אותם בעל פה.
  • שמרו על עיצוב עקבי של כל העזרים החזותיים הקשורים למצגת אחת.
  • שמרו על העזרים החזותיים קריאים על ידי שימוש בגופן בולט וגדול.
  • שלבו שמע ועזרים חזותיים. תנו לכל ערוץ לעשות חלק מהעבודה.

התחשבו בגורמים הפיזיים העלולים להשפיע על הקהל בחדר

ישנם לא מעט גורמים פיזיים בחדר העלולים להשפיע על הקהל ויש לקחת אותם בחשבון כגון: טמפרטורה, גודל, צורה, אקוסטיקה, מיזוג , תאורה, סידורי ישיבה, הגברה וכו'.

הצגת המצגת

  • זכרו שזה בסדר לא להיות מושלם ולכן חשוב מאוד להיות עצמכם.
  • משכו את הקהל על ידי יצירת קשר עין ומעורבות.
  • תהיו אנרגטיים ואמפתיים לקהל.
  • תהיו מודעים להסחות דעת. תנועות גוף יכולות להסיח את הדעת ויש למנוע אותן כגון משחק בחפצים או התאמת המיקרופון.
  • גם כאשר דברים אינם מסתדרים, אל תפסיקו לדבר והמשיכו עם העברת המסר.

שיהיה לכם בהצלחה!

**הכותבת לבנת קיזנר היא מנהלת המכללה העסקית של לשכת המסחר ת"א והמרכז. המכללה העסקית, עם מעל  40 שנות ניסיון, מציעה מגוון רחב של קורסי מקצוע והעשרה  בתחום: קורס עיצוב וניהול הפקת אירועים , ניהול כללי, לוגיסטיקה ומחסנים,  ניהול פרויקטים, יעוץ עסקי, סחר בינ"ל, רכש ולוגיסטיקה, שיווק ומכירות, חשבונאות וכספים  .

בואו לקרוא מגוון כתבות מעניינות
למה 80% מהנזילות בדירות מתגלות מאוחר מדי – ואיך לגלות אותן בזמן?
גילוי מוקדם של נזילות: המפתח למניעת נזקים יקרים בדירה שלך נזילות...
פתרונות טכנולוגיים מתקדמים
בבניית מגרשים, מתקני חניה או בתים פרטיים, שער נגרר הוא...
נדל"ן בארה"ב: איך לזהות הזדמנויות נדל"ן שמייצרות רווחים?
השקעות בתחום נדל"ן בארה"ב הפכו לאחת האפשרויות המבוקשות ביותר עבור...
חשיבות במיקום הגאוגרפי של עורך דין צוואת בכפר סבא
יש ערך מוסף משמעותי למפגש פרונטלי עם עורך דין צוואות...
המעסיק מפר את זכויותיכם? כך תפעלו
אין ספק שמעסיק זקוק לעובדיו. ללא עובדים אשר מתמידים בעבודתם...
מסכות זה לא רק לפורים וממש לא רק לפנים
כשאנחנו חושבות על מסכות, לרוב עולות לנו אסוציאציות של טיפוח...
סידור עם הקדשה – מתנה ייחודית עם ערך אישי
הסידור הוא חלק בלתי נפרד מחיי התפילה והמסורת היהודית. אבל...
כל הסיבות לבחור את חנות הפיצוחים הטובה ביותר לקניית פיצוחים
אם אתם אוהבים פיצוחים וקונים כמות גדולה ומגוונת מהם בכל...
מעבר לחו"ל: מה חשוב לדעת?
מעבר לחו"ל, בין אם זהו מעבר זמני ובין אם בניסיון...
חופשה מופלאה באיי סיישל
יצא לכם לשמוע על איי סיישל לא מעט פעמים אך...
עציצי בונסאי ועצים מעוצבים ייחודיים שישדרגו את הגינה שלכם
באקו בונסאי, אנו מביאים לכם את המומחיות והניסיון של משתלת...
מומחיות ואמינות בעורך דין הטרדות מיניות במודיעין‏
במקרים של הטרדות מיניות, חשוב להבין כי מדובר בנושא רגיש...
להקות לאירוע: הבחירה המושלמת לכל חגיגה
מהי הייחודיות של להקות לאירוע? כאשר מתכננים אירוע מרגש, בין אם...
נעליים בעיצוב אישי: חוויה של יצירתיות וייחודיות
נעליים בעיצוב אישי הפכו לטרנד פופולרי בשנים האחרונות, והן מציעות...
הפקת אירועי חברות בלתי נשכחים 
הפקת אירועי חברה היא תהליך מורכב המשלב תכנון, ארגון וביצוע...
האפשרויות השונות של שחרור ממעצר
מעצר הוא חוויה קשוחה מאוד, גם למי שכבר עבר אותה...
דילוג לתוכן