האם יצא לכם פעם להיות באירוע גדול שבו לא הוגשו אפשרויות של אוכל או שתייה? זה בטח נשמע לכם לא סביר! מזון ומשקאות הם לרוב אחת ההוצאות הגדולות ביותר, אם לא הגדולה ביותר, בהפקת האירוע. אבל אל תשכחו שהאורחים יזכרו את האירוע, במיוחד אם הוא נערך סביב ארוחה.
אז למה אנחנו עדיין מתייחסים לאוכל כמו אל סרח עודף? בין אם מדובר בקייטרינג חלבי או בשרי, ככול שהתקציבים ממשיכים להצטמצם ועלויות המזון ממשיכות לעלות, קל להתייחס לשירותי המזון באירועים כאל משהו ש״חובה לעשות״.
אנשים עשויים להתפתות לגרד משהו מפה ומשם, כדי לחסוך קצת כסף בהוצאות המזון באירוע שלהם. אבל לעתים רחוקות זה משתלם. זאת, משום שאוכל ושתייה באירועים אמורים לא רק להשביע את האנשים – הם פשוט חלק מהחוויה!
אם המטרה של הגשת ארוחה באירועים הייתה רק להאכיל אנשים, כנראה שהייתם חוסכים הרבה כסף אם הייתם מגישים לאורחים מזומנים או שוברים למסעדת המזון הקרובה למקום האירוע.
חוזרים ליסודות האירוח
יש סיבה לכך שאירועים נחשבים לחלק מתעשיית האירוח. מי שמארגן את האירוע – תאגיד, עמותה או אדם פרטי – הוא המארח של האירוע. המשתתפים הם האורחים שלו.
הרעיון של הכנסת אורחים חוזר עד לימי המקרא, כאשר אנשים היו פותחים את בתיהם בפני אורחים, אפילו זרים, ומזמינים אותם ׳לשבור לחם׳. הרעיון של ארוחה משותפת הוביל לשיחות משותפות, לרעיונות משותפים ולאחווה משותפת. נשמע לכם כמו יעדי האירועים המודרניים? אתם צודקים!
ברגע שיוצרים את החיבור הנכון בין תכנון האירוע לבין האירוח, קל יותר להבין ששירותי האוכל הם חלק מחבילת האירוח. ארוחה היא לא רק אוכל. זו הזדמנות ליצירת קשרים, לקירוב אנשים על ידי ׳שבירת לחם׳. לפתע, נראה שתקציב האירוע שלכם יכול להשיג יעדים כפולים ומכופלים.
להשקיע מחשבה אמיתית בבחירת האוכל והמשקאות
אם תשקיעו, ולו מאמץ קטן, בבחירת התפריט, תוכלו לסייע לכך שהארוחה תשפיע לטובה על האירוע שלכם. במקום לבחור סתם במנות משתלמות, היו יצירתיים וקחו קצת סיכונים. האורח שלכם יזכור ויעריך זאת.
ומה לגבי התקציב?
אין ספק, אתם צריכים לתכנן מזון ומשקאות לפי התקציב שלכם. אבל מי אמר שתפריט יצירתי חייב להיות יקר יותר? אתם לא צריכים להציע מנות גורמה יוקרתיות כדי להיות יצירתיים. יש הרבה דברים שניתן לעשות, מבלי לשבור את גבולות התקציב שלכם. הנה כמה רעיונות שהוכחו כמוצלחים:
- בחרו בתחנות אוכל: במקום ארוחת הערב הצפויה, הציעו לקהל תחנות אוכל מיוחדות. כך אנשים יתחילו להסתובב ולדבר. לכל תחנה יכול להיות נושא אחר שיעודד אורחים לפתוח שיחה בינם לבין עצמם.
- היו אינטראקטיביים: אפשרו לאורחים להיכנס לפעולה באמצעות הדגמות בישול, או ברים של ׳הכינו בעצמכם׳.
- בחרו בארוחה בסגנון רטרו: אין כמו נוסטלגיה, כדי לגרום לאורחים לפטפט בינם לבין עצמם.
- הגישו ארוחה בסגנון משפחתי: על ידי שיתוף ארוחה ממגש משותף, אתם יכולים להבטיח שהאורחים יתחילו לשוחח זה עם זה.
